Gestione Del Progetto: Il Metodo Kanban In 5 Domande

Avete difficoltà a completare tutti i vostri compiti sul lavoro e a rispettare le scadenze assegnate? Un metodo di gestione del progetto proveniente dal Giappone può aiutarvi ad aumentare l'efficienza. Vi proponiamo di scoprire il metodo kanban in 5 domande.

Cos'è il metodo Kanban?

Il metodo kanban è un metodo di lavoro e di gestione di progetto sviluppato negli anni '50 da Taiichi Ono, un ingegnere della Toyota.

In origine, questo sistema era utilizzato per pianificare la produzione just-in-time nell'industria automobilistica giapponese.

Oggi, viene utilizzato nelle aziende per organizzare il lavoro in modo chiaro e preciso all'interno dei team e per migliorare la produttività.

2- Il metodo Kanban, come funziona?

Il metodo kanban è un sistema visuale, che consente di seguire i compiti in corso e la loro evoluzione attraverso una lavagna e delle carte o etichette. In giapponese, il termine "kanban" significa proprio "etichetta".

Nella sua forma più semplice, una lavagna Kanban è composta da 3 colonne intitolate Da fare, In corso e Fatto. I compiti individuali da svolgere sono annotati su delle carte.

I membri del team spostano le carte da una colonna all'altra, man mano che il lavoro procede. Questa lavagna dal contenuto dinamico facilita la gestione del progetto perché fornisce una visione istantanea dell'intero progetto e del suo avanzamento.

3- Come creare una lavagna Kanban?

Il metodo kanban ha il vantaggio di richiedere poco materiale. Per creare una lavagna kanban, avete bisogno semplicemente di una lavagna e delle carte.

Potete utilizzare una semplice lavagna bianca e dei post-it oppure dotarvi di una lavagna magnetica e attaccarvi delle piccole schede cartonate.

Oggi si trovano persino dei software che permettono di creare e gestire lavagne Kanban virtuali. Questi strumenti online costituiscono una soluzione molto pratica per le imprese desiderose di provare questo metodo di gestione del progetto.

Qualunque sia il supporto utilizzato, il primo passo di questo metodo consiste nel identificare i diversi compiti da realizzare. Ognuno di questi compiti sarà rappresentato sulla lavagna da una carta o un post-it.

Perché questo sistema sia efficace, non bisogna esitare a dividere il lavoro da compiere in tante attività e sotto-attività quanto necessario. Bisogna poi assegnare i compiti ai diversi collaboratori e fissare una scadenza per ogni attività.

Per facilitare la comprensione delle istruzioni, potete aggiungere una colonna Commenti alla vostra lavagna Kanban. D'altronde, l'utilizzo di questa lavagna non vi esenta dall'organizzare regolarmente riunioni per scambiare con i vostri team sull'avanzamento del progetto.

4- Come adottare questo metodo nella vostra azienda?

Se la descrizione precedente vi ha fatto venire voglia di testare il metodo kanban nella vostra azienda, sappiate che questo metodo di lavoro può essere implementato in modo graduale.

Non è necessario modificare radicalmente l'organizzazione dei vostri team per godere dei vantaggi di questo sistema. Per iniziare, basta creare una lavagna, spiegare il suo funzionamento e incoraggiare tutti i membri del team a partecipare.

Uno dei grandi vantaggi di questo approccio è la possibilità di applicarlo in settori molto diversi. Anche se questo metodo è nato nell'industria automobilistica, è estremamente flessibile.

Può soddisfare esigenze diverse, in vari ambiti di attività e in aziende di diverse dimensioni. In breve, può essere adattato alle necessità della vostra attività specifica ed essere utilizzato da solo o in combinazione con altri metodi di lavoro.

5- Quali sono i vantaggi del metodo Kanban?

Il metodo Kanban è un metodo di gestione di progetto che ha dimostrato la sua efficacia per aumentare la visibilità e l'efficienza. Poiché permette di visualizzare in un solo colpo d'occhio il progresso di ogni singolo compito e del progetto nel suo insieme, la lavagna Kanban ottimizza il lavoro di squadra e consente di risparmiare tempo.

Grazie a questo sistema, ogni partecipante al progetto ha accesso alle informazioni necessarie. Sa cosa deve fare e cosa stanno facendo gli altri. Ogni collaboratore può concentrarsi su un compito alla volta. Dal canto suo, il capoprogetto può identificare rapidamente i problemi e i punti di stallo.

Questa organizzazione del lavoro permette generalmente di ridurre i tempi e di soddisfare più rapidamente i clienti poiché il tempo di lavoro è ottimizzato e i progetti dell'azienda procedono più velocemente.