Siete un professionista soggetto a IVA e utilizzate un software o un sistema di cassa per fatturare le vostre prestazioni? Sapete che la legge francese vi impone di utilizzare un software sicuro e certificato dallo Stato? Vi proponiamo di comprendere meglio questo obbligo legale nonché le specificità dei software di fatturazione certificati in 5 domande.
La legge finanziaria del 2016, entrata in vigore in Francia dal 1º gennaio 2018, impone alle aziende e ai commercianti di utilizzare software di fatturazione certificati come quelli del sito jlogiciels.fr.
Con questa nuova regolamentazione, alcuni imprenditori francesi non hanno più il diritto di utilizzare un foglio di calcolo come Excel o un semplice elaboratore di testi per emettere le loro fatture.
Più precisamente, le aziende che utilizzano un sistema di cassa devono dotarsi di un software di fatturazione che garantisca l'inalterabilità, la sicurezza e il salvataggio dei dati. Questo tipo di software è uno strumento imprescindibile per la gestione contabile della vostra azienda e il trattamento automatico delle vostre fatture, indipendentemente dal vostro settore di attività.
Dal 1º gennaio 2018, alcune aziende devono utilizzare dei software di fatturazione certificati, pena una multa.
L'obbligo di impiegare un software sicuro e certificato dallo Stato per la fatturazione è stato introdotto dal governo francese al fine di combattere le frodi sull'IVA, che rappresentano quasi 17 miliardi di euro all'anno.
Inizialmente, l'obbligo di utilizzare software di fatturazione certificati doveva applicarsi a tutte le imprese soggette all'IVA.
Infine, lo Stato ha deciso di limitare questa misura alle imprese:
soggette all'IVA; e che utilizzano un software o un sistema di cassa per gestire incassi provenienti da privati non soggetti a tale imposta (BtoC).
Questo obbligo riguarda le PMI, gli artigiani e i commercianti che utilizzano un sistema di cassa, come ad esempio i panettieri.
I professionisti in BtoB (che effettuano scambi commerciali con altre imprese), gli organismi esenti da IVA e quelli che beneficiano della franchigia di base IVA non sono interessati da questo obbligo.
Inoltre, mentre questa nuova legge doveva originariamente applicarsi a tutti i software, compresi i software di fatturazione per i lavoratori autonomi, alla fine riguarda esclusivamente i software e i sistemi di cassa.
Per essere conformi alla nuova legislazione francese, i software di fatturazione delle aziende devono rispondere a certe norme legali.
I software di fatturazione certificati devono in particolare soddisfare le seguenti 4 esigenze:
L'inalterabilità dei dati: questa espressione significa che ogni modifica effettuata su una fattura, come un cambiamento di data o di importo, deve essere salvata e notificata. La sicurezza dei dati: tutti i dati devono essere trasmessi nel loro stato originale, senza poter essere modificati, in conformità con il regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR). La conservazione dei dati: il software di fatturazione deve garantire la conservazione di alcuni documenti contabili per un periodo fino a 10 anni. L'archiviazione dei dati: tutte le fatture emesse tramite il software devono essere archiviate, per una consultazione successiva o per un eventuale controllo fiscale.
Le aziende che non rispettano questi obblighi e non utilizzano software di fatturazione certificati rischiano una multa che può arrivare fino a 7500 € per software o per registratore di cassa.
Quando un'azienda viene sanzionata, dispone di un termine di 60 giorni per mettersi in regola. Se non lo fa, dovrà pagare nuovamente una multa.
Per essere conformi alla legislazione francese, i vostri sistemi di cassa devono essere certificati conformi alle norme stabilite dall'amministrazione. L'editore del software deve fornirvi la prova sotto forma di un certificato o di un'attestazione rilasciati da un organismo di accreditamento come l'AFNOR e LNE.
Al momento di scegliere il software di fatturazione per la vostra azienda, verificate sempre la presenza di questa certificazione. Non solo costituisce una garanzia di serietà dell'editore del software, ma soprattutto è obbligatoria per conformarsi alla legge in materia fiscale ed evitare una multa.